Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Lions Hug begeleidt de afwikkeling van nalatenschappen, ook als executeur. Wij verwerken daarbij persoonsgegevens van opdrachtgevers, erfgenamen en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe wij ze beveiligen en welke rechten u heeft.

Lions Hug is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Naam: Lions Hug
• KvK: 42053285
• E-mail: info@lionshug.nl
• Website: www.lionshug.nl

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u mailen naar privacy@lionshug.nl.

2. Beveiliging: end-to-end en zero-access versleuteling

Bij een nalatenschap gaat het om vertrouwelijke en vaak gevoelige informatie. Daarom werken wij voor communicatie, online afspraken en de opslag van documenten waar mogelijk met diensten die end-to-end versleuteling en zero-access versleuteling bieden.

• End-to-end versleuteling betekent dat een bericht, gesprek of bestand op uw apparaat wordt versleuteld en pas bij de ontvanger weer leesbaar wordt. Onderweg kan niemand meelezen, ook de aanbieder van de dienst niet.
• Zero-access versleuteling betekent dat opgeslagen bestanden zo zijn versleuteld dat de aanbieder ze zelf niet kan openen. Alleen u en de nalatenschapsbegeleider hebben de sleutel.

Concreet gebruiken wij:

Proton is gevestigd in Zwitserland. De Europese Commissie heeft vastgesteld dat Zwitserland een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt.

Bij WhatsApp is de inhoud van berichten versleuteld, maar WhatsApp (Meta) verwerkt wel gegevens zoals uw telefoonnummer en wanneer u contact heeft gehad. Daarom gebruiken wij WhatsApp alleen voor korte, praktische berichten en niet voor het delen van documenten.

3. Welke gegevens wij verwerken

Van de opdrachtgever(s):

• naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres;
• bankrekeningnummer;
• burgerservicenummer (BSN) en andere gegevens, alleen als dat nodig is voor een aangifte bij de Belastingdienst;
• handtekening, bijvoorbeeld onder de opdrachtbevestiging of een volmacht;
• telefoonnummer en berichten via WhatsApp, als u ons via WhatsApp benadert.

Van erfgenamen en andere betrokkenen:

• naam en geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN), bankrekeningnummer, en andere gegevens, alleen als dat nodig is voor een aangifte bij de Belastingdienst, zoals de aangifte erfbelasting of het uitkeren van de tegoeden.

Over afspraken:

• afspraakgegevens, zoals datum, tijd en deelnemers van een online meeting via Proton Meet.

In het dossier van de nalatenschap:

• documenten die nodig zijn voor de afwikkeling, zoals het testament, bankafschriften, polissen en contracten. Deze kunnen ook gegevens van anderen bevatten.

Gegevens van de overledene vallen niet onder de AVG. Wij behandelen ze wel met dezelfde zorg.

4. Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:

Het burgerservicenummer (BSN) verwerken wij alleen als de wet dat toestaat. Dat is het geval bij aangiften bij de Belastingdienst, zoals de aangifte erfbelasting en de laatste aangifte inkomstenbelasting van de overledene.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketing en verkopen ze nooit aan derden.

5. Communicatie, afspraken en bestanden

Online afspraken. Afspraken en online meetings verlopen via Proton Meet. Wij nemen gesprekken niet op, tenzij de opdrachtgever daar zelf om vraagt. Een opname maken wij alleen met toestemming van alle deelnemers. Die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

Bestanden aanleveren. Documenten voor de nalatenschap uploadt u zelf in een persoonlijke, beveiligde map in Proton Drive. U ontvangt daarvoor een link van ons.

• Het is niet toegestaan om documenten via e-mail of WhatsApp te sturen. Ontvangen wij toch een document via die kanalen, dan zetten wij het in de beveiligde map en verwijderen wij het uit de e-mail of chat.
• Documenten die Lions Hug zelf ontvangt, bijvoorbeeld van een bank, notaris of instantie, komen in dezelfde map.

Zo staat alles op één plek en is elk document versleuteld opgeslagen.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de afwikkeling van de nalatenschap, of als de wet ons daartoe verplicht. Denk aan:

• de notaris, bijvoorbeeld voor een verklaring van erfrecht of een akte van verdeling;
• banken, verzekeraars en pensioenuitvoerders van de overledene;
• de Belastingdienst en andere overheidsinstanties;
• deskundigen die wij in overleg inschakelen, zoals een taxateur, makelaar of ontruimer.

Deze partijen zijn zelf verantwoordelijk voor hoe zij met gegevens omgaan. Wij hebben geen invloed op hun beveiliging. Wij sturen hun alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.

Verwerkers. Voor communicatie en opslag maken wij gebruik van Proton AG (Zwitserland) en WhatsApp (Meta). Voor onze administratie gebruiken wij Kimai. Met verwerkers maken wij afspraken over de bescherming van uw gegevens.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig.

1. Bij afronding ontvangt de opdrachtgever een compleet dossier. Alle (digitale) documenten van de nalatenschap worden aan de opdrachtgever overgedragen.
2. Na de overdracht bewaren wij de digitale documenten nog maximaal 3 maanden, voor eventuele vragen. Daarna verwijderen wij ze, inclusief de map in Proton Drive.
3. Bestanden die u zelf heeft geüpload vallen niet onder een langere bewaartermijn. Ze worden met de map verwijderd.
4. Uitzondering: financiële verantwoordingsdocumenten, zoals facturen, de financiële administratie en de eindverantwoording. Die bewaren wij 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vereist.
5. Opnames van online afspraken, als die met toestemming zijn gemaakt, verwijderen wij uiterlijk bij de overdracht van het dossier, of eerder als u daarom vraagt.

Verplicht een andere wet ons gegevens langer te bewaren, dan doen wij dat alleen voor die gegevens en zolang dat nodig is.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor een opname, in te trekken.

Stuur uw verzoek naar privacy@lionshug.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Klacht. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Website en webstatistieken

Op www.lionshug.nl houden wij bij hoe de website wordt gebruikt, zodat wij de website kunnen verbeteren. Daarvoor gebruiken wij Matomo Cloud.

• Matomo plaatst een analytische cookie die alleen dient voor statistieken, zoals het aantal bezoekers en de meest bekeken pagina's.
• Uw IP-adres wordt geanonimiseerd, zodat het niet tot u te herleiden is.
• Wij delen deze gegevens met niemand en koppelen ze niet aan andere gegevens. U wordt niet gevolgd over andere websites.
• De gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Met de aanbieder van Matomo Cloud (InnoCraft) hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Omdat deze cookie geen of weinig inbreuk maakt op uw privacy, vragen wij hiervoor geen toestemming. U kunt cookies altijd zelf weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij andere diensten gaan gebruiken. De actuele versie staat op www.lionshug.nl. Deze versie is van 5 november 2026.